Sistema de recetas e inventario para restaurantes.

Lo que vas a controlar

¿Sabes cuánto te cuesta realmente cada plato que sale de tu cocina? Con Noah puedes estandarizar recetas y porciones, organizar la producción, registrar desperdicios y revisar el costo y el margen de cada producto. En este tutorial vamos a hacerlo paso a paso, con pantallas reales del sistema.

El recorrido completo

Vamos a preparar una salsa como subreceta, incorporarla a un plato, calcular su food cost y crear una orden de producción. También aprenderás a comparar el consumo previsto con el utilizado y registrar una merma. El margen de la receta depende de los costos registrados; no representa por sí solo toda la utilidad del negocio.

Entrar y elegir la localidad

Entra en Recetas y revisa Localidad de las recetas. Los productos, costos y existencias deben corresponder a la sucursal donde vas a trabajar. Si no ves la opción del menú, solicita a tu administrador revisar tu acceso. En Producto, receta a trabajar, escribe al menos tres caracteres y selecciona el resultado; comprueba código y nombre. Espera a que cargue la ficha. Usaremos Salsa de tomate y Pasta con salsa, con insumos de capacitación. Puedes pausar, practicar y volver a cualquier capítulo. Registrar un artículo no recibe mercadería ni agrega existencias.

Crear un insumo que falta

Si un ingrediente todavía no existe, pulsa Crear insumo. Completa Código interno, Descripción, Familia, tipo de producto y Categoría de registro. Para una materia prima, revisa la categoría INSUMO. Ingresa Costo de compra, Contenido neto y Unidad del contenido según la presentación comprada. Revisa proveedor, IVA y Controlar existencias de este insumo. Puedes activar Agregarlo a la receta actual después de crearlo e indicar cantidad y unidades. Pulsa Registrar insumo y verifica el resultado. Si el artículo se creó, pero falló agregarlo, búscalo; no lo registres otra vez. Los insumos existentes se agregan desde la búsqueda.

Ficha de la salsa: rendimiento y porciones

Con Salsa de tomate seleccionada, revisa nombre, familia y categoría. En Ficha técnica escribe Rendimiento total, uno; Unidad rendimiento, kilogramo; Porciones por lote, diez; Tamaño porción, cien; y Unidad porción, gramos. Un lote produce un kilogramo útil de salsa y alcanza para diez porciones de cien gramos. El contenido neto del producto y el rendimiento del lote son campos diferentes. El rendimiento describe el resultado útil que mediste, no la suma de lo comprado. En nuestro ejemplo, las cantidades de ingredientes pertenecen al lote completo. No las ingreses como si correspondieran a una sola porción.

Agregar los ingredientes del lote

En Buscar y agregar insumos, selecciona Tomate y escribe mil gramos, con Precio por kilogramo. Pulsa el signo más: seleccionar el resultado por sí solo no lo incorpora. Agrega cincuenta mililitros de aceite, con precio por litro, y diez gramos de sal, con precio por kilogramo. En este ejemplo el tomate cuesta mil quinientos colones por kilo; el aceite, tres mil por litro; y la sal, quinientos por kilo. El tomate aporta mil quinientos colones; el aceite, ciento cincuenta; y la sal, cinco. El lote suma mil seiscientos cincuenta y cinco colones; dividido entre diez porciones, son ciento sesenta y cinco colones con cincuenta céntimos.

Unidades y preparación que sí se pueden repetir

Comprueba Cantidad en y Precio por en cada fila. Por ejemplo, ciento cincuenta gramos equivalen a cero coma quince kilogramos. Las presentaciones especiales necesitan factores configurados; no supongas que un litro pesa un kilo. Las celdas permiten corregir cantidades y unidades. Los cambios de componentes se guardan individualmente. Si cambias manualmente el costo de un insumo, afecta las otras recetas de esa localidad que lo usan. Completa Preparación paso a paso, tiempos y controles propios de tu cocina. Marca Ingrediente opcional solamente cuando corresponda: se excluye del consumo obligatorio de producción. Después guarda y recarga la receta para verificar rendimiento, porciones y componentes.

Crear el plato y reutilizar la salsa

Ahora selecciona Pasta con salsa. Esta ficha representa un plato: rendimiento de una unidad y una porción. Agrega ciento veinte gramos de pasta y cien gramos de Salsa de tomate. La pasta cuesta dos mil cuatrocientos colones por kilo; esta cantidad aporta doscientos ochenta y ocho colones. La salsa aporta ciento sesenta y cinco colones con cincuenta céntimos. La fila muestra Subreceta y Calculado por subreceta. Pulsa Editar para abrir Gestionar subreceta y ver su composición. Si el rendimiento es incompatible, usa Abrir ficha para revisar rendimiento, corrige la salsa y vuelve al plato. No cambies el precio por tanteo. Evita incluir recetas dentro de sí mismas.

Interpretar el food cost y el margen

El costo de ingredientes del plato es cuatrocientos cincuenta y tres colones con cincuenta céntimos. Ponemos Precio de venta en tres mil trescientos noventa colones, IVA incluido. En este ejemplo, sin el trece por ciento de IVA, el precio es tres mil colones. El food cost divide ingredientes entre precio sin IVA: aproximadamente quince coma doce por ciento. Como aún no hemos agregado mano de obra ni otros costos, el margen bruto unitario es dos mil quinientos cuarenta y seis colones con cincuenta céntimos. Es margen de la receta con estos datos; todavía no es utilidad neta del negocio.

Completar costos y elegir cómo se venderá

Para un análisis completo, registra Costo mano de obra por hora y Otros costos por lote que correspondan. Mano de obra utiliza preparación más cocción. El costo total dividido entre porciones determina el costo por porción; el food cost sigue comparando ingredientes con venta neta. Meta food cost permite revisar un precio recomendado. Porcentaje de utilidad es recargo sobre costo, distinto del margen sobre venta. En Consumo de inventario en el POS, Preparar al vender corresponde a cocinar por pedido. Para este ejercicio elaboraremos platos previamente: selecciona Usar stock producido y guarda. Así la venta utilizará producto terminado.

Planificar diez platos

Entra en Producción y confirma Localidad. Busca Pasta con salsa, selecciona el resultado e indica diez en Lotes a producir. Como esta receta rinde un plato por lote, planificamos diez platos. Activa Ingresar stock antes de Agregar receta. En Plan consolidado, Requerido indica los insumos necesarios y Disponible las existencias. Origen muestra las recetas y subrecetas que los utilizan. Necesitamos uno coma dos kilos de pasta, un kilo de tomate, cincuenta mililitros de aceite y diez gramos de sal. El costo estimado es cuatro mil quinientos treinta y cinco colones. La salsa se descompone en sus ingredientes finales.

Revisar el plan y crear la orden

No vamos a producir primero esta misma salsa para stock y después descontar nuevamente sus ingredientes al producir el plato. Revisa el flujo completo. Mínimo recomendado puede considerar consumos históricos superiores a la receta; no representa demanda futura. Recalcular actualiza el plan. Si hay faltantes, revisa Compra sugerida por proveedor. Completa Fecha de producción y Observaciones, responsable, turno; pulsa Crear orden. Queda PLANIFICADA: aún no descuenta inventario. Si corresponde comprar, usa Generar órdenes de compra en su detalle. Crear ese documento no recibe mercadería. En nuestro ejemplo hay existencias suficientes y pasaremos al registro del consumo.

Medir y guardar el consumo real

Abre la orden desde Órdenes recientes. En Insumos consolidados revisa Uso real. Si todavía no hay cantidades guardadas, Noah precarga lo teórico: dejar esos números sin medir no demuestra consumo observado. En esta preparación usamos uno coma uno kilos de tomate; los demás insumos quedan iguales. Actualiza el tomate y revisa Variación. Consumimos cien gramos adicionales, equivalentes a ciento cincuenta colones con el costo guardado. El total real pasa a cuatro mil seiscientos ochenta y cinco colones. La diferencia puede deberse a porciones, desperdicio o registros: investígala. Guardar consumo real mantiene la orden PLANIFICADA y no mueve inventario.

Completar y verificar la trazabilidad

Cuando las cantidades estén revisadas, pulsa Completar producción y lee la confirmación. Al aceptar se descuentan los insumos registrados y se ingresan los diez platos porque activamos Ingresar stock. Si aparece Inventario insuficiente, revisa las existencias antes de reintentar. Comprueba COMPLETADA y Trazabilidad de inventario. El tomate pasó de veinte a dieciocho coma nueve kilos; los platos terminados, de cero a diez. Puedes buscar el código en Trazabilidad por lote y volver a la orden. La salida terminada utiliza la cantidad planificada. Si obtuviste otro rendimiento, revisa el ajuste correspondiente y corrige la ficha para próximas producciones.

Registrar una merma independiente

Volvamos a la ficha de Salsa de tomate. Merma general y merma por ingrediente representan pérdidas previstas y ajustan el estándar; no dupliques la misma pérdida entre ambos porcentajes. Ahora mostraremos otro hecho, separado de la producción: cien gramos de tomate dañados en almacenamiento. En Mermas y alertas, pulsa Registrar merma. Elige Tomate, confirma que su línea está en gramos, ingresa cien, selecciona Daño y escribe una Observación concreta. Revisa Descontar esta cantidad del inventario antes de Registrar. Con esa opción activa, quedarán dieciocho coma ocho kilos. No registres otra vez como merma los cien gramos adicionales de la producción anterior.

Reporte, pendientes y ficha para cocina

En Reporte, confirma Localidad y pulsa Actualizar. Busca Pasta con salsa y lee primero Estado. Calculado no significa lo mismo que Estimado, Parcial o Requiere revisión. Un dato faltante no es costo cero. Abre la receta para resolver la unidad, el costo o el rendimiento señalado. Ver receta y subrecetas despliega la composición y los costos del lote. No confundas el costo estándar de esta ficha con el consumo real de una orden específica: son consultas diferentes. Puedes Imprimir ficha completa para cocina o exportar a Excel. Repite la revisión cuando cambien precios, porciones o ingredientes.

Repaso para practicar

Ya puedes organizar tus recetas y revisar dónde se pierde dinero. Recuerda: localidad correcta, unidades compatibles, porciones medidas, costos revisados y consumo registrado. Practica con un ejemplo, comprueba cada resultado y vuelve al capítulo que necesites antes de continuar. Esa rutina convierte los registros en información útil para tu cocina.

Soporte con preguntas específicas

Si te queda alguna duda, contacta a tu equipo de soporte para coordinar una sesión de capacitación. Lleva preguntas específicas: el nombre o código de la receta, la localidad, el paso que intentaste y una captura del resultado. Así podremos ayudarte a resolver ese punto, sin volver a empezar todo desde cero.